Planificación de la actividad

Hay un elemento indispensable para llevar a cabo cualquier actividad, proyecto o labor de cada área de trabajo: la planificación.

Planificación no es solo programar las actividades con el debido tiempo para la organización o su realización, sino que también se refiere a la coordinación de todo tipo de esfuerzos y recursos institucionales. Se trata de estudiar con antelación los objetivos, las metas y las acciones que se quieren alcanzar y su concordancia de estos con los objetivos y misión de la institución, para así establecer los planes y procedimientos apropiados para alcanzarlos.

La adecuada planificación permite el mejor desempeño de los colaboradores, de las diferentes dependencias de la organización, del adecuado uso de los recursos. Además permite tomar decisiones más congruentes, controlar las diferentes situaciones o reaccionar de una mejor forma aun cuando son inesperadas.

En la organización de actividades, la planificación es primordial porque también implica la previsión de todo lo que se va a realizar y lo que puede suceder. Es decir, permite anticipar nuestra reacción o solución a diferentes situaciones y garantizar el éxito de la actividad.

Cuando se organizan actividades se debe tener muy claro qué se quiere hacer y qué se espera alcanzar. Por eso, hay que definir a quién va dirigida, por qué y cómo se logra llegar a ese público.

Asimismo, se debe considerar cuál es la mejor fecha, el horario y el lugar de acuerdo a este público, las necesidades requeridas, la capacidad del lugar, el tipo de programa y de personas idóneas para participar. Esto implica conocer la agenda de los participantes y reservar con anticipación, contemplar si solo requerimos un espacio o si necesitamos otros como por ejemplo parqueo, áreas de alimentación o de actividades artísticas y hasta de recepción en algunos casos. Cuando se trata de autoridades de Gobierno o participantes internacionales, es necesario enviar la solicitud con mayor anticipación, incluso hasta un año antes, según quién sea el invitado.